Annuleren: hoe werkt het precies?

Bij welke reisorganisatie je ook boekt, overal gelden annuleringsvoorwaarden. Ze zijn simpelweg nodig om te kunnen blijven bestaan als organisatie. Daarom maken wij ‘spelregels’. Met deze spelregels ga je akkoord op het moment dat je een reis bij ons boekt. Hieronder hebben wij de annuleringsvoorwaarden én de meest gestelde vragen voor je genoteerd. Is het toch niet duidelijk? App ons dan of stuur even een mailtje naar info@villavibes.nl. Ilona en Diede staan je graag te woord.

1. Annuleringsvoorwaarden
2. Dek je in tegen risico: sluit een annuleringsverzekering af
3. De annuleringsdeadline is verstreken. Wat nu?
4. Ik ben net te laat. Waarom geen coulance?
5. Hebben jullie geen wachtlijst?
6. Ik ben een trouwe klant. Krijg ik coulance?
7. Ik annuleer door zeer ernstige omstandigheden. Hebben jullie geen hart?
8. Ik heb geen annuleringsverzekering, wat nu?
9. Annulering van reizen door VillaVibes

Laatst gewijzigd op 20-01-2023. Je kan de annuleringsvoorwaarden ook terugvinden in onze algemene voorwaarden. Hiermee ben je akkoord gegaan bij het boeken van je reis.

Bij ons zitten veel weekenden en vakanties ver van tevoren vol. Vroeg boeken willen we stimuleren. Wij snappen echter ook dat je bij een vroege boeking meer kans loopt dat je moet annuleren.  Bijvoorbeeld omdat je ineens voor je werk naar het buitenland moet. Of omdat je ineens een hele leuke man of vrouw ontmoet met wie je eerst wil uitzoeken of er wellicht iets moois ontstaat.

Om die reden bedachten wij onze Kosteloos Annuleren Garantie. Dat betekent dat je tot enkele weken voor vertrek kosteloos onder je boeking uit kunt. Je bent dan alleen de boekingskosten à 29,50 en de SGR-bijdrage van 5 euro kwijt. Bij je annulering hoef je geen reden op te geven. Een mailtje naar ons is voldoende. Kosteloos annuleren kan totdat de deadline is verstreken.

Mocht je je reis onverhoopt moeten annuleren, dan doe je dit altijd per mail naar info@villavibes.nl. Annuleren is alleen via mail mogelijk en niet via een ander kanaal.

Wij bevestigen jouw annulering per mail binnen 2 werkdagen. Pas als je van ons een bevestiging hebt van je annulering, is je reis definitief geannuleerd.

Hieronder tref je de annuleringstermijnen:

Annulering bij weekenden

Annulering bij weekreizen (m.u.v. de reizen naar Lapland en Georgië)

Annulering reizen naar Lapland en Georgië

Wij snappen heel goed dat je op het moment van annuleren altijd vindt dat wij iets voor jou zouden moeten kunnen doen. Maar bedenk je ook dat wij jou bij boeking nadrukkelijk hebben gevraagd een annuleringsverzekering af te sluiten. En dat jij besloten hebt het risico te nemen. Je kunt jezelf afvragen in hoeverre het fair is dat jij vervolgens dit risico dat jij besloot te nemen nu bij ons neerlegt.

Hoe flexibel we ook zijn met annuleren tot enkele weken voor vertrek, daarna val je bij ons in de annuleringsvoorwaarden. Wij hanteren de annuleringsvoorwaarden van onze branche-organisatie ANVR (Algemene Nederlandse Vereniging van Reisorganisatie).

Heb je een single weekend geboekt en annuleer je binnen drie weken voor vertrek? Dan ben je dus een deel van je reissom kwijt.

Hoe dichter bij de vertrekdatum je annuleert, hoe meer je kwijt bent. Dat heeft allemaal te maken met risico dat wij lopen. Dat zit zo:

Ons hele beleid is ingericht op de boekingen die we ontvangen hebben tot aan de annuleringsdeadline. Zo is de annuleringsdeadline meestal ook de uiterste datum waarop wij onze leveranciers betaald moeten hebben (touroperators, hoteleigenaren, vliegtuigmaatschappijen). Jouw singlereis is dus al vooraf betaald (dat is ook de reden waarom zoveel reisorganisaties in financiële problemen kwamen bij het uitbreken van de corona-crisis en met vouchers moesten werken omdat al hun geld vooraf al uitgegeven was).

Ook zijn onze marketinginspanningen erop gericht dat we onze groepen tijdig vol hebben. Wij beloven grote groepen en we hebben de Altijd Vol Garantie. Daar hangt ook een planning aan vast. Hoe later een annulering, hoe meer kosten we moeten maken om onze Garanties waar te maken.

In ieder geval: al ben je één dag te laat, je zult vanaf dat moment in onze annuleringsvoorwaarden vallen. Aan het begin van dit blog kun je precies nalezen op welk moment je welke percentage van de reissom je ons nog verschuldigd bent (of hoeveel restitutie je van ons krijgt).

In het kort zijn dit de redenen waarom je ook na één dag bij ons annuleringskosten verschuldigd bent:

Wanneer mensen na het verstrijken van de annuleringsdeadline hun reis annuleren, vragen ze vaak of er geen wachtlijst is. Voor ons is dit eigenlijk irrelevant. Soms is die er wel, soms niet. Maar het maakt niet uit. Dat zit zo:

VillaVibes kent veel herhalingsbezoekers. Daardoor weten mensen snel iets van elkaar. Bij ons geldt het principe ‘gelijke monniken, gelijke kappen’. Het is natuurlijk niet uit te leggen wanneer de ene persoon wel coulance krijgt (omdat er toevallig wel een wachtlijst was) en de andere niet (omdat die wachtlijst in zijn geval toevallig ontbrak).

In sommige gevallen kan het inderdaad zo zijn dat wij onderaan de streep geld overhouden aan een annulering. Bedenk je in zo’n geval dat wij ook regelmatig met onverkochte plekjes zitten die ons op jaarbasis meer geld kosten. Op zulke momenten staan er voor ons ook geen klanten klaar die die schade van ons overnemen .

Wij zijn heel blij met al onze trouwe, vaste klanten. Daarom zijn we tot aan de annuleringsdeadline ook heel meedenkend. Maar heel eerlijk: ongeveer de helft van iedereen die met ons meegaat is een trouwe klant die vaker bij ons boekt. Ook hier geldt weer ‘gelijke monniken, gelijke kappen’.

In het verleden zijn we wel eens coulant geweest. Dat kregen we echter als een boemerang weer op ons bord. Omdat veel Vibers elkaar kennen, weten Vibers snel van elkaar wanneer er precedenten zijn geschapen. Een precedent wordt dan al snel een regel. Om die reden willen wij graag voor iedereen dezelfde regel.

De reden waarom mensen moeten annuleren, is helaas heel vaak een ernstige.

Hartverscheurend zelfs. Het komt regelmatig voor dat we huilende mensen aan de telefoon hebben. Het is natuurlijk ook verschrikkelijk als je vlak voordat je op vakantie wilt, ineens geconfronteerd wordt met immens verdriet, zoals onverwacht overleden familieleden.

In zo’n geval is het laatste wat je wilt horen, een begripvolle maar zakelijke stem die jou wijst op de annuleringsvoorwaarden.

Maar hopelijk begrijp je dat wij moeilijk anders kunnen dan ons houden aan de vooraf overeengekomen spelregels, zoals de annuleringsvoorwaarden waarmee elke boeker zich vooraf akkoord heeft verklaard.

Het is met name om dit soort verdrietige omstandigheden dat wij mensen nadrukkelijk vragen om een annuleringsverzekering af te sluiten om dit soort onvoorziene risico’s af te dekken.

Nogmaals: we hopen dat jij nooit in de situatie komt dat je vlak voor een reis of weekend moet annuleren om vervelende of verdrietige redenen. Maar gebeurt het wel en heb je ervoor gekozen om geen annuleringsverzekering af te sluiten?

Accepteer dan de consequenties. VillaVibes-medewerkers vinden het heel vervelend om jou te moeten houden aan de annuleringsvoorwaarden, maar we hebben geen andere keuze. Hopelijk snap je dat als je bovenstaande gelezen hebt.

Misschien ben je even boos. En dat begrijpen we. Maar we hopen wel dat je snel inziet dat wij niet anders doen dan ons aan de vooraf met jou afgesproken spelregels houden. We moeten dit ook wel doen om ons bedrijf gezond te houden. Wij dragen ons ondernemersrisico bij onverkochte plekken. Fijn als jij jouw risico draagt in het geval van annulering.

Hopelijk snap je dit.

VillaVibes behoudt zich het recht voor om reizen in uitzonderlijke gevallen te annuleren. Bijvoorbeeld door de politieke situatie of de gezondheidsrisico’s in een land. Of omdat we ruim van tevoren voorzien dat we onze Grote Groep Garantie niet kunnen waarmaken. In dat geval worden de deelnemers tijdig op de hoogte gesteld. Zij ontvangen hun volledig betaalde reissom retour.

Bovendien behoudt VillaVibes zich het recht voor om in uitzonderlijke gevallen de boeking van deelnemers aan een reis te annuleren. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren indien de regels rondom de toegestane groepsgrootte anders zijn dan de groepsgroottes waar VillaVibes aanvankelijk vanuit ging. In dit geval worden de boekingen van de deelnemers die als laatste hebben geboekt, als eerste geannuleerd. VillaVibes heeft dit recht. Uiteraard ontvangt de betreffende deelnemer 100% van zijn reissom retour. Extra kosten die de deelnemer maakt door het eenzijdig annulering van de boeking worden echter niet vergoed door VillaVibes.